Esempio reale di progetto di cambiamento in ambito commerciale

Esempio tratto da un reale cantiere di trasformazione digitale di un’azienda commerciale del settore edile

Premesse

Il contesto è quello di un’azienda che si occupa di commercio all’ingrosso e al minuto di laterizi, calce, manufatti e materiali plastici per l’edilizia, ferramenta in genere e di articoli casalinghi; produzione attrezzi vari per l’edilizia e profili plastici.

Il programma gestionale è stato sviluppato internamente ed anticamente da una figura apicale e, dalla stessa persona, costantemente adeguato alle esigenze aziendali.

Recentemente si è deciso di predisporre un sistema di raccolta ordini, da mettere a disposizione della rete commerciale, basato su tablet ed un sito di e-commerce B2B da allestire e da integrare con l’antico gestionale.

Per costruire il modello da attuare a livello sistemistico e di sviluppo software da un lato e comprensibile da parte di un decisore senza competenze tecniche aggiornate dall’altra, si può ragionare in termini di procedure aziendali e di casi d’uso.

La mia versione di queste analisi prevede l’allestimento di una piccola banca dati. Il resto del presente testo la descrive sommariamente. Prima di addentrarci nella sua esplorazione, vorrei solo precisare che è nata componendo riflessioni su: ontologie formali, UML e knowledge management per mPMI.

Prospettiva “business”

Questa prospettiva è quella comprensibile per le persone dell’azienda ma che sistemisti e programmatori potrebbero interpretare in vario modo. Chi si occupa di analizzare e progettare ha il compito di assicurare la comprensione degli obiettivi progettuali da parte di chi dovrà attuare il progetto informatico, nel nostro esempio reale di progetto di cambiamento in ambito commerciale.

Processi aziendali

Processi e sotto-processi aziendali sono tipici:

  • processo di produzione, di gestione del magazzino e di logistica;
  • processo di amministrazione;
  • processo di commercializzazione;
  • processo decisionale.

Unità organizzative (business unit)

  • Direzione
  • Amministrazione
  • Produzione (nella sede centrale)
  • Magazzino e logistica sede centrale
  • Magazzino e logistica sede secondaria
  • Addetti alle vendite nella sede centrale
  • Addetti alle vendite nella sede secondaria
  • Agenti

Figure professionali

  • Dirigente
  • Addetto amministrativo
  • Addetto commerciale
  • Agente di commercio
  • Magazziniere
  • Tecnico di produzione
  • Trasportatore

Tipi di documento

  • Catalogo
  • Schede tecniche dei prodotti
  • Schede anagrafiche di clienti e fornitori
  • Situazione economico-finanziaria del cliente
  • Offerta
  • Ordine di vendita
  • Ordine di acquisto
  • Fattura
  • Documento di trasporto
  • Situazione di magazzino
  • Distinta di cassa
  • Etichette con codici a barre
  • Piano visite commerciali
  • Budget vendite

Procedure aziendali

  • Contrattazione
  • Gestione del fabbisogno e pianificazione della produzione e degli acquisti
  • Pianificazione commerciale
  • Pianificazione delle consegne
  • Raccolta ordini
  • Contabilizzazione
  • Vendita al banco

Altri concetti rilevanti

Prospettiva “system”

Questa è la prospettiva chiara e comprensibile a sviluppatori software ed a sistemisti, ma che il personale dell’azienda cliente fatica ad adottare in quanto sono richieste competenze specifiche nell’esempio reale di progetto di cambiamento in ambito commerciale di cui ci stiamo occupando.

Se il cantiere non fosse informatico bensì, per esempio, commerciale o finanziario o relativo alla gestione delle risorse umane, sarebbero coinvolti esperti del corrispondente settore e si dovrebbe comunque predisporre un modello specifico. In caso di più cantieri, la prospettiva business fungerebbe da “minimo comune multiplo” e veicolerebbe l’integrazione tra i modelli settoriali.

Al termine della lettura di questa sezione, se si è letta la precedente, si potrà rimanere sorpresi dalla stretta analogia tra le due prospettive. Non ci si lasci però tentare di pensare che la seconda sia una decomposizione della prima.

La situazione è quella di chi sta viaggiando in mongolfiera e si dispone all’atterraggio. Dall’alto, il panorama ha una struttura ben diversa da quella che si vede quando finalmente si rimette piede a terra, cogliendo interconnessioni e collegamenti tra elementi del paesaggio che dall’alto sembravano distinti e separati.

Trattamenti di dati, informazioni, comunicazioni e conoscenza

  • Posta elettronica
  • Telefonia VoIP
  • Elaborazione di documenti testuali e di fogli di calcolo
  • Elaborazione di documenti aziendali strutturati (schede anagrafiche clienti e fornitori, schede degli articoli, fatture, ddt, ordini…)
  • Stampa di etichette con codici a barre

Gruppi

  • Direzione
  • Amministrazione e vendita al banco
  • Tecnici ed operai
  • Agenti

Profili

  • Amministratore di Sistema
  • Manager
  • Addetto all’Amministrazione ed alla vendita al banco
  • Operatore
  • Agente

Tracciati

  • Banca dati del gestionale e formati di interscambio via filesystem
  • Cartelle condivise nel fileserver
  • Servizio di Posta elettronica

Altri concetti


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